Beş dəqiqə deyil: Zaman tələsindən necə çıxmaq olar?

Beynimiz bizi zamanla bağlı sistemli şəkildə aldadır – niyə "bir neçə dəqiqə" dediyimiz vaxt həmişə olduğundan daha uzun olur?
Bu vəziyyətlər sənə tanış gələr: məsələn, sən cümə axşamına qədər hesabatı bitirəcəyini vəd etmisən, həyat yoldaşına "beş dəqiqəyə hazır olacağam" deyirsən, ya da ard-arda görüşlər planlaşdırıb, arada heç bir boşluq saxlamırsan. Sonra reallıq üzə çıxır: vaxt çatmır, sən gecikirsən və anlamırsan – nə üçün bu qədər zəif vaxt qiymətləndirməsi etdin?
Burada məsələ sadəcə planlama bacarığının olmamasında deyil. Əslində, insanlar təbii olaraq gələcəkdə görəcəkləri işin vaxtını, xərcini və riskini az hesab etməyə, əvəzində onun faydasını şişirtməyə meyllidirlər. Bu, psixoloqlar Daniel Kaneman və Amos Tverski tərəfindən ilk dəfə təsvir olunan "planlama xətası"dır.
Zaman yanılmaları
Planlama xətası — sadəcə düzgün plan qurmamaq deyil. Təsəvvür elə: vaxt azdır, amma sən mütləq bir həmkarına e-mail yazmalısan. Tez başa düşürsən ki, bu, çox vaxt aparmayacaq və kompüter qarşısında əyləşib yazmağa başlayırsan. Amma görürsən ki, bu düşündüyündən daha uzun çəkir, nəticədə isə sən artıq gecikirsən.
Niyə belə olur? Çünki sən yalnız əsas vəzifəyə fokuslanırsan – məsələn, "mətn yazıb göndərmək" – amma bu prosesi uzadan kiçik kənar amilləri, məsələn, başqa e-maillər, fakt axtarışları, fikrini toplaya bilməmək kimi faktorları nəzərə almırsan.
Bu planlama yanılması böyük layihələrdə də özünü göstərir. Ev təmiri, proqram təminatı yaradılması, tikinti işləri – bu tip layihələr çox zaman büdcəni aşır və gecikir. Məsələn:
Sidney Opera Teatrı 1963-cü ildə təhvil verilməli və 7 milyon dollara başa gəlməliydi. Amma yalnız 1973-cü ildə hazır oldu və 102 milyon dollara başa gəldi.
Berlinin yeni hava limanı 2011-ci ildə açılmalı və 2 milyard avroya tikilməliydi. Açılış 2020-ci ildə oldu, xərc isə 6 milyard avronu keçdi.
Bunun səbəblərindən biri – həddindən artıq nikbinliklə aparılan ilkin hesablamalardır. Bu hesablamalar digər insanlar tərəfindən də qəbul olunub, planlara salınır və nəticədə tamamilə qeyri-real gözləntilər yaranır.
Daha sonra ortaya çıxan "sərf olunmuş resursların psixologiyası" vəziyyəti daha da çətinləşdirir. Layihənin artıq alınmadığını qəbul etmək istəmirik və daha çox zaman və pul xərcləməyə davam edirik, baxmayaraq ki, proses artıq mənasız hala gəlib.
Planlama xətasından necə qaçmaq olar?
Bu xəta yalnız pul itkisi ilə nəticələnmir. Gecikmiş işlər etibar itirir, münasibətləri pozur, fürsətləri əldən verməyinə səbəb olur və davamlı stress yaradır. Bununla mübarizə aparmaq üçün aşağıdakı psixoloji və idarəetmə əsaslı üsullar sənə kömək edə bilər:
Özünü daha yaxşı tanı
Təsəvvürə deyil, real statistikaya söykən. Daniel Kaneman və Dan Lovallo fərqləndirirdi:
Daxili baxış – bu konkret tapşırığa fokuslanmaq
Xarici baxış – eyni cür tapşırıqların daha əvvəl necə getdiyinə baxmaq
Özündən soruş: başqalarına bu cür tapşırıq nə qədər vaxt aparır? Sən niyə daha tez bitirəcəyini düşünürsən?
Əgər əvvəllər buna bənzər tapşırıq etmisənsə – həqiqətən nə qədər çəkmişdi? Ən yaxşısı – qeydiyyat aparmaqdır. Hətta sadə bir dəftər belə kifayətdir. Məsələn, növbəti təqdimat üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu təxmin etməzdən əvvəl əvvəlki 3 təqdimatla bağlı qeydlərə bax.
Vaxta faizlə əlavə et
"Bir az əlavə vaxt qoyaram" düşüncəsi adətən işləmir. Psixologiya göstərir ki, insanlar sistemli olaraq vaxtı az qiymətləndirirlər.
Ən yaxşı üsullardan biri — faiz əlavə etməkdir. Məsələn:
25% əlavə et → əgər çatmadısa, növbəti dəfə 50% əlavə et
Əgər artıqlaman qaldısa — gələn dəfə bir az azaldarsan
Təəccüblənmə, əgər bəzən 150% və ya daha artıq əlavə etməli olsan. İnsan beyni həqiqətən bu qədər yanılır.
Tapşırıqları mərhələlərə böl
Böyük və mürəkkəb layihələr daha çox planlama səhvinə meyllidir. Onları kiçik və konkret addımlara böl.
Məsələn: "Departament hesabatını hazırla" yox, "son rübün satış göstəricilərini topla" kimi alt tapşırıqlar yaratmaq daha faydalıdır.
Əks istiqamətli planlama et
Son tarixdən başla və geriyə doğru plan qur.
Hər addıma əvvəlki təcrübələrə əsasən vaxt təyin et. Sonra bu addımları təqvimə yerləşdir və üstünə əlavə vaxt ehtiyatı qoy. Heç kim işini son dəqiqəyə qədər saxlamaq istəmir.
Tapşırıqları konkret şəkildə ifadə et
"Bu həftə işləyərəm" tipli ifadələr işləmir. Əvəzində dəqiq vaxt və fəaliyyət planı yaz:
"Çərşənbə axşamı, saat 9:00-da təklifin məzmun hissəsini yazacağam"
"Satış rəqəmlərini alar-almaz, qrafikləri hazırlayacağam"
Psixoloqlar Peter Qolvitser və Anya Axtsiqer bu cür "nə vaxt – nə edəcəyəm" planlarının çox effektiv olduğunu sübut ediblər.
Realist yanaşmanın üstünlükləri
Əgər sən zaman təxminlərini daha doğru etməyi öyrənsən, daha az stress keçirmiş olarsan, işləri keyfiyyətli görərsən və etibarlı insan kimi tanınarsan. Ən maraqlısı — vaxt da qazanmış olarsan.
Çünki əgər hər tapşırıq vaxtında bitirsə, sən heç vaxt gecikməz və yüklənməzsən. Beləliklə, yaradıcılıq və fokus tələb edən işlərə enerji qalacaq.
Növbəti dəfə "bu iki dəqiqə çəkəcək" dedikdə, özünü saxla və planlama xətasını xatırla. Məsələ özünü dəyərləndirməkdə deyil, sadəcə dünyanın necə işlədiyini daha düzgün qəbul etməkdədir. / banker.az